Arkivplanen dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes i Vikna kommune. Personer som forvalter arkivet skal arbeide etter følgende målsettingen:
- Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for saksbehandling og offentlig innsyn.
- Arkivet skal være godt registrert og sikkert lagret. Arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være mål for kvalitetssikring.
- Arkivet skal på en trygg måte ivareta rettslig og historisk dokumentasjon for ettertiden.
Arkivplanen skal være retningsgivende for dokumenthåndteringen i Vikna kommune.
Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene. Arkivplanen skal bidra til at kommunen ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6 hvor det heter:
"Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."
Arkivplanen for Vikna kommune er en total plan for organisering av arkivtjenesten, samt en oversikt over rutinene som gjelder etablering, bevaring og bruk av arkiver. Planen skal være et redskap for å kvalitetssikre arkivfunksjonene i kommunen. Arkivplanen skal revideres når det skjer endringer i organisasjonen eller saksgangen. Den skal ajourføres jevnlig. I kommunen er det rådmannen som har det overordnede arkivansvaret (jfr. Arkivforskriften § 1-1).
I 2008 tok kommunen i bruk fullelektronisk sak- og arkivsystem (Ephorte). Saksarkiv avsluttet som papirarkiv og nye rutiner ble innført.
Innføringen av fullelektronisk sak- og arkivsystem bidrar til både høyere effektivitet og kvalitet i arbeidet ved å gi:
• mulighet for raskere dokumentflyt og distribusjon av dokumenter samt enklere informasjonsdeling
• raskere gjenfinning av dokumenter og informasjon samt økt tilgjengelighet
• økt mulighet til gjenbruk av tekst og andre opplysninger
• mulighet for bedre styring av virksomhetens saksbehandling fordi arbeidsfordeling, restanser og ”flaskehalser” blir mer synlig
• grunnlag for en enklere avlevering til IKA Trøndelag
